RX lança guia global para eventos mais inclusivos e diversos

Reunindo milhares de pessoas de culturas diferentes todos os anos, a organizadora reafirma suas políticas de diversidade e inclusão com protocolos do pré ao pós-evento

O cenário político internacional levanta algumas incertezas relacionadas a continuidade das políticas de diversidade, equidade e inclusão nas empresas, mas algumas referências globais, na contramão, vêm reafirmando planos de avanço. A RX, uma das maiores organizadoras de eventos de negócios do mundo, por exemplo, anuncia a criação de um guia específico e exclusivo para balizar todas as fases de produção de suas feiras.

O Guia de Eventos Inclusivos foi desenvolvido pelo Comitê Executivo Global de Diversidade da RX e nasceu com o intuito de fazer com que as pessoas se sintam acolhidas, vistas e seguras nos eventos da marca.  Uma das iniciativas para alcançar esse objetivo é a RELX, grupo do qual a RX faz parte, disponibilizar curso para todos os líderes das 4 empresas (LexisNexis Risk, LexisNexis Legal & Professional, Elsevier e RX) a respeito do tema.

Guia traz ações para antes, durante e após os eventos

Para trazer um guia mais completo, a RX desenvolveu etapas que comtemplam os diferentes estágios do ciclo de eventos, como o pré, a realização e o pós:

Ações no site antes do evento

No pré-evento, algumas ações são sugeridas como certificar que o site do evento seja WCAG (Diretrizes de acessibilidade para conteúdo da Web) compatível para pessoas cegas ou com perda de visão, surdez ou deficiência auditiva, e indivíduos que podem ser sensíveis a superestimulação sensorial.

Outras sugestões do guia incluem o uso de uma linguagem neutra em termos de gênero no site, em documentos de texto e eventos, além de permitir também que os participantes incluam seus pronomes e nomes preferidos em seus crachás, se assim desejarem.

No contato com os expositores, uma ação importante é incentiva-los a garantir que os estandes sejam acessíveis a todos os participantes para otimizar a experiência.

Diversidade representada nos registros dos eventos

Quando apropriado, vale incluir informações culturais locais, experiências e costumes nas cerimônias de abertura.

Outra consideração importante diz respeito às necessidades dietéticas especiais dos participantes, como observâncias religiosas (por exemplo, Ramadã, Quaresma, Yom Kippur, etc.), ou de outras demandas especiais ligadas à religião, como Halal e Kosher.

Preparando palestrantes e painelistas

Comunicar-se com todos os grupos do painel e palestrantes antes do evento para ter certeza de que eles estão cientes do ambiente da palestra (por exemplo: níveis de ruído, iluminação, estimativa de público, painel de perguntas, etc.) é fundamental para que ocorra da forma mais confortável para os envolvidos.

Questionar os palestrantes e moderadores se eles estão preparados para usar pronomes adequados e nomes preferidos de outros convidados no palco é importante. Também se faz essencial perguntar aos painelistas se eles se sentem confortáveis em compartilhar seus pronomes, e tê-los destacados nas ações de marketing promocionais e slides de sessão divulgando o evento.

Locais para oração e meditação

Espaços de oração e meditação podem ser específicos de gênero, como algumas religiões exigem, bem como orações em horários determinados do dia. Ter um espaço dedicado para prática dafé de maneira respeitosa e privada é imprescindível.

Para a comunidade LGBTQIA+ também é importante oferecer um ambiente seguro para apoio ou descompressão, caso estejam ansiosos por algum motivo. Além disso, a conversão de um dos banheiros para local neutro de forma a evitar desconforto.

Espaços para lactantes ou pessoas que estejam num momento vulnerável

Dentro dos pavilhões dos eventos outros espaços importantes são os para mulheres lactantes. Designar instalações de lactação/enfermagem e processos para armazenamento e recebimento de leite materno.

Outra área de tranquilidade necessária nas feiras é uma sala silenciosa para qualquer pessoa que precise de um espaço para fugir da superestimulação dos corredores do evento.  Esses locais devem estar longe das áreas mais movimentadas, e o mais silencioso possível. A sala deve ser monitorada para garantir que os visitantes não estejam usando o espaço para a realização de negócios.

Um outro local que se faz essencial são salas concebidas para oferecer um refúgio privado e de apoio para participantes enfrentando um momento de vulnerabilidade, incluindo espaços centrados na mulher.

Por fim, alguns itens devem sempre serem considerados ao estruturar salas silenciosas:
•    Iluminação suave (a luz fluorescente emite um ruído indesejável que pode aumentar o estresse em pessoas mais sensíveis);
•    Assentos confortáveis;
•    Cores suaves (azuis, verdes e roxos – podem ser criadas com a iluminação do ambiente);
•    Sons (música calmante ou ruído branco para abafar ruídos externos);
•    Aromas calmantes (óleos essenciais);
•    Materiais absorventes de som, como carpetes, cortinas e painéis acústicos;

Acessibilidade para todos

As equipes do evento devem trabalhar com os locais parceiros para garantir que todas as partes estejam cumprindo os regulamentos locais, incluindo banheiros e bebedouros acessíveis, espaço de circulação adequado ao redor e através de portas, entradas do pavilhão acessíveis e elevadores em locais com múltiplos pisos.

Além disso, as equipes do evento e/ou parceiros do local devem considerar outros itens importantes, como sistema de filas acessíveis para Pessoas com Deficiência (“PcD”), inclusive com assentos portáteis para longos tempos de espera, balcão de suporte dedicado para PcD, informações do evento em vários formatos acessíveis (por exemplo, aplicativos, cópias impressas, fontes grandes, braille), dentre outras práticas que tornam o evento verdadeiramente acessível.

Feedback do pós-evento

É fundamental pedir feedback aos participantes sobre acessibilidade e experiências inclusivas, por meio de pesquisas que podem ocorrer depois da feira, ou mesmo durante sua realização.

Esse retorno pode trazer insights valiosos para ajudar a organização a se concentrar em estratégias e programação mais inclusivas para os próximos eventos, além de permitir medir o progresso das ações ao longo do tempo.

“Sendo referência no mercado de eventos em nível global, a RX sabe que tem uma responsabilidade grande no sentido de ações que influenciam o mercado. O Guia foi feito para as nossas operações, mas esperamos que sirva de inspiração para outros players da indústria, fazendo com que este mercado evolua focado na essência das pessoas e suas particularidades.,” finaliza Janina De Nes, CFO Latam da RX.